Intern kontrol

Intern kontrol er bredt defineret som den proces, der udføres af en organisations eller andre medarbejderes ledelsesorgan for at indhente information om udførelsen af ​​følgende opgaver: [1]

• Effektivitet og rationalitet af aktivitet.
• Pålidelighed af finansiel rapportering .
• Overholdelse af love og regler .

Begrebet intern kontrol

En af regnskabets hovedfunktioner er dens beskyttende funktion , som består i at sikre beskyttelsen af ​​ejerens interesser ved at skabe grundlag for økonomisk kontrol . Implementeringen af ​​den beskyttende funktion kræver imidlertid, at der er midler til at udøve kontrol. Først og fremmest er det intern kontrol.

Intern kontrol forstås som et system af foranstaltninger, der organiseres af virksomhedens ledelse og udføres på virksomheden med det formål at alle ansatte bedst muligt udfører deres officielle opgaver i forbindelse med forretningstransaktioner . Dette indebærer ikke kun og ikke så meget driften af ​​organisationens kontrol- og revisionsenhed, men oprettelsen af ​​et omfattende kontrolsystem , når det ikke kun er revisorens, men hele virksomhedens ledelsesapparats virksomhed.

Ved udvikling af et effektivt internt kontrolsystem sætter virksomhedens administration følgende mål :

• at give virksomheder pålidelige oplysninger ,
• sikring af aktivernes sikkerhed ,
• sikring af informationsbeskyttelse ,
• sikre effektiviteten af ​​økonomisk aktivitet,
• sikre overholdelse af regnskabet med den accepterede regnskabspraksis ,
• sikring af overholdelse af reglerne for udarbejdelse og præsentation af årsregnskaber [2] .

Den interne kontrol i virksomheden består af tre elementer :

• kontrolmiljø,
• regnskabssystem,
• kontrolprocedurer.

Elementer af intern kontrol

Elementer af intern kontrol er komponenterne i dens organisatoriske og økonomiske mekanisme. Elementer er uafhængigt fastsat af organisationer, hvilket afhænger af omfanget af aktiviteter og ledelsens særlige forhold.

Elementer af intern kontrol:

• Kontrolmiljø.
• Risikovurdering . _
• Interne kontrolprocedurer.
• Informationsmiljø ( information og kommunikation ).
• Vurdering af intern kontrol [3] .
• Kontrolemner.
• Formål, emne og kontrolobjekter.
• Kontrolgrænser [4] .
• Juridiske rammer.
• Resultater af intern kontrol [5] .

Kontrolmiljø

Kontrolmiljøet er positionen, bevidstheden og praktiske handlinger hos ejerne og ledelsen af ​​en økonomisk enhed, der sigter mod at etablere og vedligeholde et internt kontrolsystem. [6]

Elementer i kontrolmiljøet:

• Stil og grundlæggende principper for virksomhedsledelse.
• Virksomhedens organisationsstruktur.
• Personalepolitik .
• Fordeling af ansvar og myndighed.
• Intern ledelsesregnskab og rapportering til interne formål.
• Udarbejdelse af regnskab for eksterne brugere.

Arbejdsstil for ledelsen af ​​virksomheden

• Ledelsen af ​​virksomheden bør skabe en atmosfære af omfattende kontrol.
• En samvittighedsfuld og ærlig holdning til erhvervslivet bør opdrages blandt medarbejderne ud fra et passende eksempel og vurdering fra ledelsen.
• Virksomhedsledere bør udvikle brandede "æreskoder".
• Virksomhedsledere skal udvise faglig kompetence .

Organisationsstruktur

• Et klart system af magt og underordning ("one-man management"). Hver medarbejder skal vide, hvem han er underlagt, og hvem han kan stille opgaver til.
• Entydig regulering af medarbejdernes ansvar. Hver medarbejder skal forstå, hvad han er ansvarlig for, og efter hvilke kriterier resultaterne af hans aktiviteter evalueres.
• Korrekt internt rapporteringssystem til nøjagtigt at registrere brugte midler og opnåede resultater. Hver medarbejder skal vide, hvornår, til hvem og om hvilke spørgsmål han skal indberette .
• Analyse af informationsstrømme.

Personalepolitik

Personalepolitikken udføres af administrationen for at danne et team af det nødvendige antal medarbejdere med:

• ærlighed ,
• loyalitet
• kvalifikation,
• erfaring,
• potentiel.

Elementer i personalepolitikken:

• Kilder til nyt personale.
• Krav og kriterier for rekruttering.
• Evaluering af ansættelseskandidater.
• Tilpasning af ny medarbejder.
• Fastsættelse af prøveperiode .
• Personaleledelse .
• Rådgivning.
• Uddannelse og omskoling af personale.
• Evaluering af personalepræstationer.
• Disciplinært system (system af belønninger og sanktioner ).
• Karrierefremgang.
• Organisering af fyringer .

Fordeling af ansvar og myndighed

Fordelingen af ​​ansvar og beføjelser bør sikre korrekt gennemførelse af forretningstransaktioner og sikre implementeringen af ​​regnskabets forebyggende beskyttende funktion. For at gøre dette er jobbeskrivelser ved at blive udviklet . For hver medarbejder definerer jobbeskrivelsen:

• Hvem er arbejderen under?
• Hvem er medarbejderen ansvarlig for?
• Hvilken slags arbejde udfører den.
• Hvilke beslutninger er bemyndiget til at træffe.
• Hvad er han ansvarlig for, og hvordan er han ansvarlig .
• Hvilke dokumenter er udført og underskrevet.
• Hvis opgaver udføres midlertidigt (hvis nødvendigt).

Adskillelse af inkompatible funktioner bør sikres for at forhindre forsøg fra enkeltpersoner på at overtræde kravene. For eksempel fra et kapitalforvaltningssynspunkt bør følgende funktioner deles mellem forskellige medarbejdere:

• direkte adgang til aktiver,
• tilladelse til at udføre transaktioner med aktiver,
• forretningstransaktioner,
• afspejling af forretningstransaktioner i regnskabet.

Internt ledelsesregnskab

Formålet med ledelsesregnskaber er at give information til intraproduktionsplanlægning, styring og kontrol. I ledelsesregnskabet er der fokus på ansvarscentre  - strukturelle enheder ledet af ledere, der er ansvarlige for resultaterne af deres arbejde. Samtidig omfatter ansvaret for enhedens leder kun sådanne indikatorer for omkostninger og indtægter , som han faktisk kan påvirke. Den vigtigste estimerede indikator er normalt taget overskud , mens den styres af følgende regler:

• væksten i enhedens overskud bør ikke føre til et fald i hele virksomhedens overskud,
• overskuddet af hver afdeling skal opgøres objektivt, uanset overskuddet i hele virksomheden,
• en leders præstation bør ikke afhænge af andre lederes beslutninger.

Sikring af overholdelse af reglerne for udarbejdelse og præsentation af eksterne regnskaber

Virksomheden skal fastsætte strenge frister for udarbejdelse af eksternt regnskab (inklusive skat ). Den bør ikke udfærdiges på den sidste dag af fristen for indsendelse. Der bør være tid til, at disse rapporter kan gennemgås, godkendes og underskrives af ledelsen. Fristerne for aflæggelse af årsregnskaber til eksterne brugere er fastsat af virksomhedens regnskabspraksis [7] .

Intern kontrol af regnskabssystemet

Elementer i et regnskabssystem

• Regnskabspraksis og grundlæggende regnskabsprincipper.
• Organisatorisk opbygning af regnskab.
• Arbejdsfordeling mellem revisorer .
• Organisering af regnskabsmæssige arbejdsgange , det vil sige udarbejdelse, cirkulation og opbevaring af dokumenter, der afspejler forretningstransaktioner.
• Proceduren for at afspejle forretningstransaktioner i regnskabsregistre og metoder til opsummering af data ( regnskabsformular ).
• Proceduren for udarbejdelse af regnskaber baseret på data fra regnskabsregistre.
• Software brugt til regnskab og rapportering.
• Opmærksomhed på kritiske områder af regnskabet, hvor risikoen for fejl er særlig høj.

Et effektivt regnskabssystem bør give:

• afspejling i bogføringen af ​​alle, uden undtagelse , fakta om økonomisk aktivitet,
• entydig identifikation af forretningstransaktioner i primære dokumenter på en sådan måde, at der ikke er uoverensstemmelser i deres fortolkning,
• korrekt vurdering af værdien af ​​aktiver , passiver og forretningstransaktioner i monetære termer,
• at henføre fakta om økonomisk aktivitet til de perioder, hvori de fandt sted; at bestemme det nøjagtige tidspunkt for forretningstransaktioner.
• rettidig, korrekt og hurtig dannelse af ekstern og intern rapportering.

Organisering af arbejdsgang

En af de vigtigste metoder til regnskab, der især giver gennemførelsen af ​​dens beskyttende funktion, er " dokumentation ". En væsentlig betingelse for et vellykket arbejde i enhver regnskabsafdeling er således den korrekte organisering af dokumentstyring.

Grundlæggende krav til et regnskabsdokument:

• skal være udformet i en bestemt form, reguleret af den relevante lov,
• skal indeholde alle de nødvendige detaljer,
• skal udarbejdes rettidigt (for primære dokumenter - på tidspunktet for forretningstransaktionen eller umiddelbart efter dens afslutning),
• udfyldning skal sikre fuldstændig sikkerhed for information i den tid, der er fastsat for opbevaring af dokumentet (krav til kvaliteten af ​​papir, maling osv.) [8] .

Rettelser i regnskabsbilag skal forhandles og underskrives af alle de samme personer, som har underskrevet bilaget. I en række kontant- og bankdokumenter er rettelser (selv om de er angivet) ikke tilladt.

For hver type dokument udarbejder og godkender organisationen en arbejdsgangsplan, der fastslår overholdelse af specifikke faser af cyklussen:

• med ansvarlige personer
• med fastsatte behandlingstider.

Arbejdsgangsplanen bør derfor være knyttet til:

• med medarbejdernes pligter,
• med virksomhedens regnskabspraksis .

Dokumentets livscyklus:

1. Udarbejdelse af et dokument. eller Modtagelse af dokumentet i organisationen.
2. Sorter dokumenter.
3. Kontrol af korrektheden af ​​dokumentet.
4. Godkendelse af dokumentet af embedsmænd.
5. Dokumentgodkendelse.
6. Dokumentregistrering .
7. Dokumentudførelse.
8. Oprettelse af regnskab ( hvis nødvendigt ).
9. Den aktuelle lagring af dokumentet.
10. Overførsel af dokumentet til organisationens arkiv . eller ødelæggelse af dokumentet.
11. Overførsel til Statens Arkiver ( om nødvendigt ) [9] .

Interne kontrolprocedurer

Intern regnskabskontrol

Intern regnskabskontrol - kontrol udført af regnskabstjenester i processen med at behandle og acceptere forretningsoplysninger til bogføring.

Midler til intern regnskabskontrol:

• Verifikation af primære regnskabsbilag ved godkendelse til bogføring.
• Dokumentation og autorisation af alt regnskab.
• Fordeling af ansvar mellem forskellige personer:
  • til udarbejdelse af det primære regnskabsbilag.
  • at godkende en forretningstransaktion,
  • til bogføring af transaktioner til regnskabskonti .
• Kontrol over indbyrdes forbundne transaktioner (for eksempel overførsel af midler og modtagelse af varer) .
• Kontrol af fuldstændigheden af ​​regnskaber, når de indtastes på en computer .
• Regelmæssig afstemning af konti med udarbejdelse af en prøvebalance .
• Regelmæssig afstemning af gensidige forlig med debitorer og kreditorer .
• Afstemning af regnskabsdata:
  • med kontoudtog ,
  • med saldi vist i kassebogen .
• Overvågning af overholdelse af omkostningsoverslag .
• Sikring af sikkerhed og fortrolighed af oplysninger:
  • adgangskontrol til terminaler ( arbejdsstation ) - adgangskoder , nøgler ; hver terminal har sin egen autoriserede adgangskreds,
  • oprettelse af sikkerhedskopier af databanker med forbehold for automatisk ændring,
  • redundant strømforsyning i tilfælde af netværksfejl .
• Forebyggelse af misbrug som følge af samarbejde mellem medarbejdere:
  • adskillelse af opgaver,
  • jobrotation,
  • give regelmæssig årlig ferie til alle ansatte i overensstemmelse med tidsplanen [10] .

Intern ledelseskontrol

Under intern ledelseskontrol forstås den kontrol, der udøves i forbindelse med aktiviteterne i virksomhedens ledelsesorganer . Ledelseskontrol udføres inden for områderne af udviklingsstrategien for en økonomisk enhed:

• Forsynings- og markedsføringspolitik (vedligeholdelse af salgsnetværket, annoncering , eftersalgsservice).
• Innovationspolitik (minimering af produktionsomkostninger, skabelse af nye typer produkter, øget konkurrenceevne ).
• Prispolitik (opnåelse af de mest profitable salgsmængder og det maksimale fortjenesteniveau).
• Finanspolitik ( planlægning af pengestrømme , tiltrækning af eksterne finansielle ressourcer , styring af tilgodehavender og gæld ).
• Investeringspolitik (rationel brug af opsparing - intern eller ekstern).
• Personalepolitik (tiltrækning, udvælgelse og frigivelse af medarbejdere , forbedring af deres kvalifikationer, et arbejdsincitamentssystem ).

Midler til intern ledelseskontrol:

• Oprettelse af et effektivt system til intern rapportering.
• Fastlæggelse af hyppigheden og timingen af ​​intern rapportering.
• Regelmæssige konsultationer om værdien og tilstrækkeligheden af ​​den leverede ledelsesinformation.

Intern kontroltjeneste

Opgaver for den interne kontroltjeneste

Ved beslutning og i ledelsesorganernes interesse kan der oprettes specialiserede interne kontrolenheder i organisationen. En sådan enhed (intern kontroltjeneste) kan rapportere til:

• lederen af ​​virksomheden ,
• virksomhedens ejer - revisionskommissionen .

For en række virksomheder er oprettelsen af ​​en revisionskommission, der kontrollerer ledelsesapparatets arbejde og rapporterer til ejeren på den ordinære generalforsamling , reguleret ved lov :

• selskaber med begrænset ansvar ,
• aktieselskaber ,
• forbrugerkooperativer ,
• non-profit sammenslutninger af borgere (samfund af husejere , dacha-bygningskooperativer osv.),
• ikke-statslige pensionskasser .

De vigtigste opgaver, der er tildelt den interne kontroltjeneste (ICS)  :

• Sikre, at medarbejderne overholder lovkrav .
• Dokumenteret definition og overholdelse af procedurer og myndigheder i beslutningstagning.
• Sikring af aktivers sikkerhed .
• Sikring af effektiv risikostyring af forretningsaktiviteter. ( se nedenfor )
• Interaktion med eksterne revisorer og statslige kontrolorganer .

Den interne kontroltjenestes beføjelser