Records management (eng. Records management ) - forvaltningen af en organisations dokumenter fra det øjeblik de oprettes til den endelige destruktion. Denne praksis omfatter dannelse af dokumenter i kontorarbejde, deres opbevaring, beskyttelse og ødelæggelse (eller i nogle tilfælde arkivopbevaring ).
Et dokument (optegnelse) kan præsenteres på et håndgribeligt medium (papir, mikrofiche , mikrofilm ) eller i digital form (filer på magnetbånd, cd, harddisk osv.). Dette kan være fødselsattester , røntgenbilleder , dokumenter , databaser , ansøgningsdata eller e- mail . Optegnelsesstyring er primært fokuseret på registreringer af en organisations aktiviteter og anvendes generelt i henhold til den juridiske værdi af optegnelser snarere end deres fysiske form. Dokumenter adskiller sig fra filer ved tilstedeværelsen af detaljer (ref.nr., organisationens navn, ledelsens underskrift, segl osv.). Opbevaring er normalt underlagt dokumenter med detaljer, der kommer ud af processen med kontorarbejde og, i henhold til betingelserne for opbevaring (i overensstemmelse med nomenklaturen), falder ind under kategorien midlertidig eller permanent opbevaring.
Tidligere blev begrebet "journalstyring" brugt til at henvise til forvaltningen af de arkivalier, der allerede er udgået af daglig brug, men som endnu ikke er udløbet - "halvaktuelle", "inaktive", ofte opbevaret i kælderen eller uden for virksomheden. En mere moderne brug af udtrykket omfatter hele livscyklussen af en plade, fra skabelsespunktet til den endelige ødelæggelse.
ISO 15489 :2001-standarden definerer journalstyring som " det ledelsesområde, der er ansvarligt for effektiv og systematisk kontrol med oprettelse, modtagelse, opbevaring, brug og destruktion af registre, herunder processen med at indsamle og vedligeholde data om aktiviteter og transaktioner i en virksomhed i form af en rekord .”
ISO definerer en post som " oplysninger, der er oprettet, opnået og lagret, som bevis eller information, af en organisation eller person i overensstemmelse med en juridisk forpligtelse eller en virksomheds adfærd ".
Det Internationale Arkivråd (ICA) definerer en optegnelse som " registreret information udarbejdet eller opnået i processen med at påbegynde, udføre og fuldføre en virksomheds- eller individuel aktivitet, herunder indhold, kontekst og struktur, der er tilstrækkelig til at bevise aktiviteten ". Nøgleordet i definitionerne er bevis. Enkelt sagt kan en rekord defineres som "bevis på en begivenhed".
Dokumenthåndteringspraksis kan omfatte:
I henhold til de grundlæggende regler for journalstyring er automatiserede systemer en hjælp til indsamling, klassificering og løbende styring af journaler gennem hele deres livscyklus. Et sådant system kan være papirbaseret (såsom kartotekskort, der bruges i et bibliotek ) eller computerbaseret ( applikation til elektronisk journalstyring ).
I henhold til ISO 15489:2001 omfatter journalstyring:
Håndteringen af fysiske optegnelser omfatter forskellige kontroller og kan være baseret på forskellige former for ekspertise . Optegnelser skal identificeres og autentificeres. Der er som udgangspunkt tale om systematisering og informationssøgning; i nogle tilfælde er mere omhyggelig håndtering nødvendig.
Et element repræsenteret som en juridisk registrering kræver godkendelse. Dokumentet (eller andre håndgribelige beviser) skal muligvis undersøges af retsmedicinske eksperter for at fastslå dets ægthed og for at dokumentere eventuelle skader, ændringer eller udeladelser i indholdet. I ekstreme tilfælde kan grundstoffer undersøges gennem et mikroskop , røntgen , radiocarbondatering og kemisk analyse . Dette verifikationsniveau er sjældent, men kræver særlig omhu ved oprettelse og vedligeholdelse af organisatoriske optegnelser.
Optegnelser skal opbevares på en sådan måde, at de på den ene side kan tilgås, og på den anden side skal de beskyttes mod mulig ydre påvirkning. Et typisk papirdokument kan opbevares i et arkivskab på et kontor, men nogle organisationer bruger dedikerede mikroklima- kontrollerede rum (inklusive temperatur og fugtighed ). Kritiske optegnelser skal opbevares i jordskælvsbestandige pengeskabe eller kamre for at beskytte mod brande , oversvømmelser , jordskælv og andre kollisioner. I ekstreme tilfælde er det nødvendigt, at optagelsen både er isoleret fra påvirkninger udefra og offentligt tilgængelig (et eksempel ville være en underskrevet original af den amerikanske forfatning ). Civilingeniører skal muligvis konsulteres for at afgøre, om rummet effektivt kan rumme hylder og papirskabe. Historisk set er nogle militærfartøjer designet med vægten af deres papiroperationsprocedurer som en del af udligningsballasten ( moderne journalføringssystemer har overført denne information til elektronisk lagring). Ud over at opbevare optegnelser i organisationens lokaler, gemmer mange organisationer deres optegnelser offsite ved at indgå kontrakter med kommercielle offsite-lagervirksomheder .
Stien til et dokument, der er fjernet fra dets sædvanlige opbevaringssted, kaldes cirkulation. Det løses ofte ved en simpel skriftlig procedure. De fleste moderne hardwaresystemer bruger dog computersystemer, herunder stregkodescannere , radiomærketeknologier til at spore et dokuments bevægelse. De kan også bruges til periodisk revision for at detektere uautoriseret bevægelse af en post.
Afskrivning af arkivalier betyder ikke altid ødelæggelse, de kan overføres til et arkiv, et museum eller en privatperson . Afskrivningen skal udføres i overensstemmelse med lov , vedtægter, regler eller driftsprocedurer; der skal tages forholdsregler for at undgå utilsigtet videregivelse af oplysninger. Processen bør være veldokumenteret, begyndende med en journalføringsprotokol, politikker og procedurer godkendt på et højt niveau. En liste over destruerede optegnelser, herunder en destruktionsattest, bør opbevares. Organisationer slipper aldrig af med optegnelser ved at smide dem i skraldespanden: de fleste bruger en makulator til at makulere papir i små strimler eller stykker eller brænde det, de skal bruge.
Produkter, der er tilgængelige på markedet, er designet til at administrere optegnelser gennem processerne med ikrafttræden, udløb, opbevaring, opbevaringsplanlægning og nedlukning af optegnelser. I nogle tilfælde bruges RFID -teknologi også til at spore den fysiske fil.
De generelle principper for journalhåndtering gælder uanset arkivernes format. Digitale optegnelser (for det meste benævnt elektroniske optegnelser) rejser specifikke omstridte spørgsmål: en registrering, der ikke er fysisk til stede, er sværere at vedligeholde og beskytte indhold, kontekst og struktur.
Funktionelle krav til computersystemer til håndtering af elektroniske arkivalier er udarbejdet af det amerikanske forsvarsministerium [1] , National Archives of England and Wales [2] og Europa-Kommissionen , hvis MoReq (Model Requirements for Management of Electronic Records) standard [3] er blevet oversat som minimum til 12 sprog (inklusive russisk) og bruges både i og udenfor Europa . Standarden er udviklet på initiativ af DLM-forummet , finansieret af Europa-Kommissionen. [4] .
Hovedproblemerne er relateret til muligheden for at få adgang til og læse elektroniske arkivalier over tid: Den hurtige udvikling af teknologi kan gøre softwaren , der bruges til at oprette journaler, forældet, og selve journalerne uden for rækkevidde for læseren. I regi af digital arvsbevaring bliver der forsket meget for at løse dette problem . Public Record Office Victoria (PROV) , beliggende i Melbourne , Australien , har offentliggjort sin Victorian Electronic Records Strategy (VERS) , som inkluderer en standard for beskyttelse, langtidslagring og adgang til eksisterende elektroniske optegnelser. VERS er blevet vedtaget af alle victorianske regeringsafdelinger. PROV har oprettet et elektronisk arkiv for at give offentligheden permanent adgang til arkivalierne.
Siden 2005 har arkivhåndtering været af stor interesse blandt virksomheder på grund af behovet for at overholde nye regler og forskrifter. Mens statslige, juridiske og medicinske strukturer førte optegnelser i henhold til strenge, historisk etablerede regler, blev almindelig virksomhedsjournalføring implementeret uden at være standardiseret nok. Derudover har skandalen mellem Enron og revisionsfirmaet Arthur Andersen og alle de seneste skandaler vedrørende arkivforvaltning fornyet interessen for opbevaring af virksomhedsregistre, krav om opbevaring, forberedelse af retssager og relaterede forhold. I USA har Sarbanes-Oxley Act medført yderligere udfordringer for compliance officerer at tage fat på, hvilket resulterer i en mere standardiseret registreringsproces i en organisation. Næsten alle 90'erne var diskussioner mellem funktionærer og it-chefer - hovedfokus var på at udvide de juridiske aspekter, og nu er der fokus på compliance og risici .
At sikre hemmeligholdelse og beskyttelse af registre samt forebyggelse af tyveri af personoplysninger er blevet vigtige opgaver for ekspedienter. Sidstnævntes opgave med at fremme beskyttelsen af registre er øget, hvilket gør opmærksom på de eksisterende problemer. Vigtigheden af tidspunktet for opbevaring og ødelæggelse af optegnelser understreges af behovet for at tage skridt til at sikre, at visse oplysninger om enkeltpersoner ikke opbevares.
Det vigtigste problem var de nødvendige ændringer i individ- og virksomhedskulturen , til gavn for både interne og eksterne interessenter. Registerstyring anses ofte for at være en unødvendig eller lavt prioriteret opgave på det laveste niveau i en organisation. De offentliggjorte begivenheder har vist, at journalstyring faktisk er alle enkeltpersoners ansvar i virksomheden og virksomhedsenheder.
Et spørgsmål, der blev betragtet som meget kontroversielt blandt kontorassistenter, var den ukritiske vedtagelse af elektroniske dokumenter og arkivstyringssystemer (EDRMS). Ifølge en kendt forretningstænker:
Hvad angår den gennemsnitlige bruger, er EDRMS noget, de ikke ønsker, kan lide eller ikke kan bruge. Som sådan er det ikke overraskende, at så få brugere anvender disse systemer - en kollega fortalte mig engang: "At tvinge mig til at bruge EDRMS er som at tvinge en pudser til at arbejde med en hammer."
Og nu er det endelig tid til at vende blikket mod journalforvaltningsfaget som sådan. Efter min mening er vi inden for en hårsbredde for at tillade vores blinde besættelse af EDRMS at gøre os til en intellektuelt steril, leverandørstyret specialitet. I det meste af det sidste årti har vi ladet andre tænke for os og er kommet til at stole på EDRMS som vores "intellektuelle krykke." Men tag ikke fejl af det, skylden for dette er udelukkende på os. Som børn, der fulgte Pied Piper i et eventyr, lod vi os fascinere af melodien, der blev spillet af dem, vi fulgte, uden spørgsmål eller diskussion, hvorhen teknologien førte os hen.
Originaltekst (engelsk)[ Visskjule] Hvad angår den gennemsnitlige bruger, er EDRMS noget, de ikke ville have, ikke kan lide og ikke kan bruge. Som sådan er det ikke underligt, at så få brugere accepterer dem - som en person engang sagde til mig "at få mig til at bruge en EDRMS er som at bede en plaster om at bruge en hammer"! Og nu er det endelig tid til at rette blikket mod selve journalforvaltningsfaget. Efter min mening er vi kommet inden for et knurhår for at tillade vores blinde besættelse af EDRMS at gøre os til et intellektuelt sterilt, sælgerledet erhverv. I den bedste del af et årti har vi tilladt andre at tænke for os og er kommet til at stole på EDRMS som vores intellektuelle krykke. Men tag ikke fejl af det, skylden for dette ligger helt hos os. Som børn, der fulgte Pied Piper, tillod vi os selv at blive så fortryllede af den melodi, der blev spillet, at vi blev ført uden spørgsmål eller debat, hvorhen teknologien førte os hen. — Steve Bailey, The RMS Debate: The Case Against EDRMS. [5] .Et andet spørgsmål af stor interesse for ekspedienter er indflydelsen af sociale medier såsom Wiki , Facebook , Twitter på traditionel journalhåndteringspraksis, krav og principper.
Mange gymnasier og universiteter tilbyder uddannelser inden for biblioteks- eller informationsvidenskab, der dækker arkivhåndtering. Derudover er der faglige organer såsom Records Management Association of Australasia (RMAA), Institute of Certified Records Managers, som giver separate, ikke-certificerede, professionelle vurderinger til at praktisere og erhverve Certified Records Manager (CRM). Yderligere uddannelsesmuligheder i form af et certifikatprogram tilbydes også af:
Collaborative Electronic Notebook Systems Association (CENSA) tilbyder træning og praktiske kurser og seminarer om styring af hele livscyklussen af videnskabelige og tekniske optegnelser og Quality Electronic Records Practices Standards (Q-ERPS). University of South Australia tilbyder certifikater, eksamensbeviser og mastergrader i Business Information Management og Library and Information Management som specialist i record flow management.
En nylig tilføjelse til journalstyringsuddannelsen i USA er MARA [6] , en masteruddannelse i Archives and Records Management udbudt af School of Library and Information Science ved San Jose State University School of Library and Information Science). En anden mulighed for hovedfag i registreringer og arkivstyring tilbydes af University of Michigan Computer Science Department som en del af sin MSI (Masters of Science in Information) grad. Wayne State University i Detroit tilbyder en online-vurdering til hovedfaget Records and Information Management. [7]
Electronic Document and Records Management System (EDRM) er en software (eller et sæt programmer), der bruges til at spore og gemme dokumenter. Udtrykket adskiller sig fra "billedbehandlingssystemer" eller " dokumenthåndteringssystemer ", som er specialiseret i henholdsvis billedoptagelse eller dokumenthåndtering. Records management-systemer (ERM) leverer normalt specialiseret funktionalitet til dokumentsikkerhed og kontrol, skræddersyet til ekspedienternes behov.
U.S. National Archives and Records Administration (NARA) godkendte det amerikanske forsvarsministeriums standard 5015.2 som "en tilstrækkelig og praktisk ramme til at løse de grundlæggende udfordringer ved at administrere optegnelser i et automatiseret miljø, der i stigende grad beskriver deres oprettelse og brug ." [otte]
Leverandører af journalstyringssystem kan blive certificeret til det amerikanske forsvarsministeriums 5015.2-standard ved at bestå Joint Interoperability Test Command (JITC), som udvikler testcases (testcases) , skriver detaljerede 5015.2-sammendragsrapporter og udfører online softwareproduktforskning.
UK National Archives har offentliggjort to sæt funktionelle krav for at fremme markedet for elektronisk arkivstyringssoftware (1999 og 2002). Han lancerede også et produktevalueringsprogram i forhold til kravene fra 2002. Selvom de oprindeligt blev formuleret med deltagelse af centralregeringen, blev de vedtaget med entusiasme af en bredere vifte af offentlige tjenester i Storbritannien og andre lande. Testprogrammer er i øjeblikket lukkede, og Rigsarkivet modtager ikke længere ansøgninger om dem. Rigsarkivets krav fra 2002 er dog fortsat relevante.
Europa-Kommissionen offentliggjorde MoReq (se ovenfor) i 2001. [9] Selvom det ikke formelt er en standard, omtales MoReq ikke desto mindre som denne type normative dokumenter. [10] Det blev finansieret af IDA-initiativet og udviklet med input fra DLM-forummet. En større opdatering til MoReq, kendt som MoReq 2, blev offentliggjort i februar 2008. [11] MoReq 2 blev også initieret af DLM Forum og finansieret af Europa-Kommissionen (i dette tilfælde IDABC, efterfølgeren til IDA). [12] MoReq er ledsaget af en softwaretestramme og et XML-skema ; På DLM Forum-konferencen i Toulouse i december 2008 blev overholdelse af softwaretestsystemet etableret.
National Archives of Australia offentliggjorde ERMS Functional Requirements [13] og relaterede retningslinjer for brugen af ERMS Functional Requirements som et foreløbigt udkast i 2006 [14] .
New Zealand Archives offentliggjorde "Independent Best Practices", en standard for elektroniske journalføringssystemer (standard 5) i juni 2005 [15] udstedt i henhold til artikel 27 i 2005 Public Act. [16]
Kommercielle centre til levering af disse tjenester er specialiseret i opbevaring af papir- og elektroniske dokumenter fra organisationen. De giver høj tæthed og sikker opbevaring af papirdokumenter og kan give klimakontrol til uformelle lagringsmedier, der kræver særlig opbevaring. Brancheorganisationen for dem er PRISM International, en international non-profit forening, der samler virksomhedsejere og førende eksperter inden for registre og informationsflowstyring.