Dokumenthåndteringssystem

Dokumentstyringssystem , DMS , DMS ( eng.  Document management system ) - et computersystem (eller et sæt computerprogrammer ), der bruges til at spore og gemme elektroniske dokumenter og/eller billeder (billeder og andre artefakter ) af papirdokumenter. Dokumentstyringssystemer (DMS) betragtes normalt som en komponent i virksomhedens indholdsstyringssystemer (ECMS), en type indholdsstyringssystemer (CMS).

Generelt leverer dokumentstyringssystemer (DMS) lagring, versionering , metadatatagging og sikkerhed med hensyn til dokumenter, såvel som indeksering og avancerede dokumentsøgningsfunktioner.

DMS Services

Metadata

Metadata gemmes normalt for hvert dokument. Metadata kan for eksempel omfatte datoen, hvor dokumentet blev indtastet i depotet, og identifikatoren for den bruger, der udførte denne handling. DMS kan også udtrække metadata fra dokumentet automatisk eller bede brugeren om det. Nogle systemer leverer en OCR-tjeneste til scannede dokumenter eller udtrækker tekst fra elektroniske dokumenter. Ved at bruge den udtrukne tekst, giver systemet dig mulighed for at søge efter et dokument efter nøgleord i dokumentet.

Integration

Mange dokumenthåndteringssystemer forsøger at integrere dokumenthåndteringsfunktionen direkte i forskellige applikationer, hvilket giver brugeren mulighed for at hente et dokument direkte fra dokumenthåndteringssystemets lager, foretage eventuelle ændringer og gemme det tilbage til lageret som en ny version, alt i én. ansøgning uden at forlade den. Denne integration er hovedsageligt tilgængelig for kontorpakker og e-mail-klienter eller software designet til gruppe-/teamarbejde. Integration involverer normalt brugen af ​​åbne standarder såsom: ODMA, LDAP , WebDAV og SOAP .

Capture

Digitalisering af papirdokumenter ved hjælp af scannere og MFP'er . OCR-software bruges også ofte til at konvertere digitale billeder til maskinlæsbar tekst.

Indeksering

Indeksering giver mulighed for at klassificere dokumenter ved hjælp af metadata og et ordbogsindeks over teksten udtrukket fra dokumentet. Indeksering eksisterer primært for at understøtte avancerede dokumentsøgningsfunktioner. En af hovedbetingelserne for en hurtig søgning af høj kvalitet er oprettelsen af ​​et dokumentindeks.

Vault

Gemmer elektroniske dokumenter. Dokumentlagring omfatter også håndtering af de samme dokumenter, som den gemmer. Lagringen sikrer også migrering fra et medie til et andet og dataintegritet.

Dokumentlagring kan både være fillagring og opbevaring i form af en DBMS (database). Til gengæld kan dokumentlagringen i DBMS'en produceres både i én (enkelt) database og i separate databaser.

Lovmæssige krav

De vigtigste regulatoriske krav til organisationers dokumentstyringssystemer omfatter:

Se også

Noter

  1. ↑ Føderal lov af 29. december 1994 N 77-FZ "Om obligatorisk kopi af dokumenter" (med ændringer og tilføjelser) | GARANTI . base.garant.ru . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 22. marts 2012.
  2. ↑ Føderal lov af 04/06/2011 N 63-FZ "Om elektronisk signatur" (med ændringer og tilføjelser) | GARANTI . base.garant.ru . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  3. ↑ Bekendtgørelse fra det føderale arkivagentur af 20. december 2019 N 236 "Om godkendelse af listen over standard administrative arkivdokumenter genereret i løbet af aktiviteterne i statslige organer, lokale regeringer og organisationer, med angivelse af deres opbevaringsperioder" | GARANTI . base.garant.ru . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  4. ↑ Bekendtgørelse fra Den Russiske Føderations Kulturministerium af 31. marts 2015 N 526 "Om godkendelse af reglerne for organisering af opbevaring, erhvervelse, regnskab og brug af dokumenter fra Den Russiske Føderations Arkivfond og andre arkivdokumenter i staten myndigheder, lokale myndigheder og organisationer" | GARANTI . base.garant.ru . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  5. ↑ GOST R 7.0.97-2016 System af standarder for information, bibliotekar og publicering (SIBID). Organisatorisk og administrativ dokumentation. Dokumentationskrav . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  6. ↑ GOST R ISO 15489-1-2019 SIBID. Information og dokumentation. Dokumenthåndtering. Del 1. Begreber og principper . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  7. ↑ GOST R ISO 30300-2015 SIBID. Information og dokumentation. Dokumenthåndteringssystemer. Grundlæggende og ordforråd . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  8. ↑ GOST R 7.0.101-2018 / ISO 30301:2011 System af standarder for information, bibliotekar og publicering. Information og dokumentation. Dokumenthåndteringssystemer. Krav . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  9. ↑ GOST R ISO 23081-1-2008 SIBID. Dokumenthåndteringsprocesser. Metadata til dokumenter. Del 1. Principper . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  10. ↑ GOST R 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Information og dokumentation. Analyse af arbejdsprocesser mht dokumenthåndtering . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  11. ↑ GOST R 53898-2013 Elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Interaktion mellem dokumentstyringssystemer. Tekniske krav til en elektronisk meddelelse . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  12. ↑ GOST R 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Information og dokumentation. Risikovurdering for dokumentprocesser og -systemer . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  13. ↑ GOST R ISO 11442-2014 Teknisk dokumentation for produkter. Dokumentationshåndtering . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  14. ↑ GOST R ISO / TS 10303-1297-2012 Produktionsautomatiseringssystemer og deres integration. Præsentation af produktdata og udveksling af disse data. Del 1297. Anvendelsesmodul. Dokumenthåndtering i henhold til applikationsprotokollen PP239 . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  15. ↑ Ordre fra USSR's hovedarkiv dateret 25. maj 1988 nr. 33 State Documentation Management System (GS DOU) . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  16. ↑ Bekendtgørelse fra Federal Archival Agency af 11. april 2018 N 44 "Om godkendelse af modelinstruktionerne for papirarbejde i statslige organisationer" | GARANTI . base.garant.ru . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.
  17. ↑ Bekendtgørelse fra Ministeriet for Digital Udvikling, Telekommunikation og Massemedier i Den Russiske Føderation og Den Russiske Føderations føderale sikkerhedstjeneste af 04.12.2020 N 667/233 "om godkendelse af kravene til organisatorisk og teknisk samarbejde mellem statslige organer og stat Organisationer" | GARANTI . base.garant.ru . Hentet 19. maj 2021. Arkiveret fra originalen 19. maj 2021.