Dokument
Et dokument ( tysk Dokument , videre fra latin documentum - sample, evidence, evidence ) er information optaget på en materialebærer i form af tekst , lydoptagelse eller billede med detaljer, der gør det muligt at identificere det.
I overensstemmelse med russisk lov er et dokument defineret som "en materialebærer med information registreret på den i enhver form i form af tekst, lydoptagelse, billede og (eller) en kombination af dem, som har detaljer, der gør det muligt at identificeret, og er beregnet til at blive transmitteret i tid og rum til offentlig brug og opbevaring” [1] .
Historie og typer
I snæver forstand, dokument lat. documentum [2] er en skriftlig informationsbærer , der bekræfter eksistensen af fakta af en vis værdi. I bred forstand er både bogen og skulpturen dokumenter.
Gennem historien har informationsbærere ændret sig, de kunne være papir, hulkort, fotografisk film, cd, diskette, magnetbånd, lertabletter osv. Computere har været meget brugt til at automatisere dokumentbehandling siden det 20. århundrede .
En vigtig type dokumenter er forskellige certifikater, der bekræfter en persons identitet, hans tilhørsforhold til en organisation eller tilladelse til at deltage i visse aktiviteter.
I informationssystemer , for at imødekomme behovene for informationssøgning , beskrives på den ene side et dokument som et materielt objekt - et sæt værdier af dets egenskaber (attributter, detaljer), det vil sige metadata ; på den anden side beskrives indholdet af de oplysninger, der er fastsat på dette objekt - som regel ved hjælp af indekser .
Et sæt dokumenter, der er dedikeret til ethvert problem, fænomen, proces, person, institution osv., kaldes dokumentation .
Registrering af information på forskellige medier efter fastlagte regler kaldes dokumentation og er en proces med oprettelse og behandling af dokumenter. Ved dokumentation er det nødvendigt at tage hensyn til den nuværende lovgivning , forfatterens kompetence og overholde de nationale regler for udarbejdelse og behandling af dokumentet.
Hele arbejdet med at dokumentere virksomhedernes ledelsesaktiviteter og med at organisere bevægelsen af dokumenter i dem karakteriserer udtrykket " gejstligt arbejde ". Ansvarlighedsansvar og -myndigheder bør være klart defineret og erklæret.
Klassificering af dokumenter
- Efter aftale:
- organisatoriske dokumenter (charter, jobbeskrivelse, stilling, personale, struktur og personale);
- administrative dokumenter (ordre, uddrag af ordren, ordre, instruktion, beslutning, beslutning);
- information og referencedokumenter (lov, protokol, memorandum, forklarende note, notat, brev, certifikat);
- regnskabs- og afregnings- ( regnskabs- ) dokumenter (betalingsordre, faktura, fragtbrev, handling osv.). Der skal udarbejdes et primært regnskabsdokument for hver forretningstransaktion udført af organisationen (klausul 1, artikel 9 i den føderale lov af 6. december 2011 nr. 402-ФЗ "Om regnskabsføring" [3]) ;
- normative dokumenter fra juridiske normers synspunkt regulerer generelle principper, regler eller karakteristika. Dække begreber som standarder , normer, regler, adfærdskodekser, regler og andre lignende dokumenter;
- andre.
- Ved skabelsestidspunktet - primær og sekundær ( abstrakt , abstrakt , gennemgang osv.);
- Ifølge produktionsmetoden - udkast, hvidt, elektronisk, billedligt, håndskrevet dokument, maskinskrevet, trykt ( brochure , bog , magasin);
- Efter type indhold - tekstuel , ikonisk ( grafisk ), ideografisk ( diagrammer , kort , noter ), lyd , multimedier ;
- Ifølge metoden til præsentation - elektronisk , på papir ;
- Efter udgivelsessted - internt, eksternt;
- I retning af afsendelse - indgående, udgående;
- Ved distribution - offentliggjort, upubliceret, upubliceret, mellemliggende;
- Om nødvendigt tekniske midler - menneskelæselige, maskinlæsbare;
- Efter niveau af hemmeligholdelse - uklassificeret, hemmeligt , med forskellige niveauer af hemmeligholdelse, fortroligt osv.
Typer af dokumentbehandling er opdelt i semantisk (oversættelse, abstrakt, annotering) og ikke-semantisk (kopiering, overførsel, konvertering til en anden form for præsentation).
Dokumenter indeholder information, der er en værdifuld ressource og et vigtigt element i forretningsaktiviteter. En systematisk tilgang til styring af dokumenter, der er oprettet i en virksomhed, giver dig mulighed for at oprette en informationsressource om forretningsaktiviteter samt sikre ansvarlighed for alle interessenter. Efter indhold opdeles dokumenter i videnskabelige og tekniske (artikler, bøger, patenter, tekniske rapporter og beskrivelser), juridiske (dekreter, dekreter, kontrakter osv.), ledelse (ordrer, direktiver) mv.
Dokumentfunktioner
Dokumenter kan udføre følgende funktioner:
- Oplysende - bestemmes af behovet for at dokumentere, opbevare og give information;
- Kommunikativ - dokumenter er et middel til at udveksle information i tid og rum;
- orientering af dokumenter i én retning (top til bund, bund til top);
- bilaterale dokumenter;
- Social - består i at fikse, bevare og overføre social information direkte; hvert dokument er socialt betydningsfuldt, da det blev oprettet med henblik på et socialt behov.
- Kulturel - et dokuments evne til at bevare og overføre kulturelle traditioner, æstetiske normer, ritualer accepteret i samfundet;
- Ledelse - et dokument som en måde at styre aktiviteter på;
- Juridisk - dokumentet fungerer som en måde at fastsætte og (eller) ændre juridiske normer og juridiske forhold på;
- Historisk - dokumentet er en historisk kilde fra skabelsesøjeblikket [4] .
Se også
Noter
- ↑ Føderal lov af 29. december 1994 N 77-FZ (som ændret den 8. juni 2020) "Om den obligatoriske kopi af dokumenter"
- ↑ Max Vasmer. Etymologisk ordbog for det russiske sprog. bind 1, side 523.
- ↑ Føderal lov af 6. december 2011 nr. 402-FZ "Om regnskabsføring" . Hentet 7. august 2021. Arkiveret fra originalen 7. august 2021.
- ↑ Iljosjenko, 1964 .
Litteratur
- Vorobyov G. G. Dokument: informationsanalyse. — M .: Nauka, 1973.
- Ilyushenko MP Om spørgsmålet om dokumentets funktioner // Problemer med arkivering . - 1964. - S. 10-17.
Links
- Dokument // Great Soviet Encyclopedia : [i 30 bind] / kap. udg. A. M. Prokhorov . - 3. udg. - M . : Sovjetisk encyklopædi, 1969-1978.
 Ordbøger og encyklopædier |
|
|---|---|
| I bibliografiske kataloger |