Workflow automation system , elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) - et automatiseret flerbrugersystem, der ledsager processen med at styre arbejdet i en hierarkisk organisation for at sikre, at denne organisation udfører sine funktioner. Det forudsættes samtidig, at ledelsesprocessen er baseret på menneskelæselige dokumenter indeholdende instruktioner til medarbejderne i organisationen, som er nødvendige for udførelsen.
Tildelingen af denne kategori af automatiserede systemer (begrebet arbejdsgang ) er typisk for det post-sovjetiske rum , globale softwareklasser tæt på det er journalstyringssystemer og ECM-systemer .
Dokumentflow - bevægelsen af dokumenter i en organisation fra det øjeblik, de oprettes eller modtages, indtil afslutningen af udførelse eller afsendelse (GOST R 7.0.8-2013); kompleks af værker med dokumenter: accept, registrering, distribution, kontrol med udførelse, dannelse af sager, opbevaring og genbrug af dokumentation, opslagsværk.
Elektronisk dokumenthåndtering (EDM) er en enkelt mekanisme til at arbejde med dokumenter indsendt i elektronisk form med implementering af konceptet "papirløst kontorarbejde".
Et maskinlæsbart dokument er et dokument, der er egnet til automatisk læsning af informationen i det, optaget på magnetiske, optiske og andre informationsbærere.
Et elektronisk dokument (ED) er et dokument, der er oprettet ved hjælp af computerinformationsbehandlingsværktøjer, der kan signeres med en elektronisk signatur (ES) og gemmes på et maskinmedie i form af en fil i det passende format.
En elektronisk signatur (ES) er en analog af en håndskrevet signatur , som er et informationssikkerhedsværktøj, der giver mulighed for at kontrollere integriteten og autentificere elektroniske dokumenter.
Automatiseringsteknologier kan bruges til fremstilling af juridiske dokumenter såsom ansættelseskontrakter og ejendomsplanlægningsdokumenter, potentielt ved hjælp af en onlinegrænseflade eller beslutningstræ [1] . I store advokatfirmaer bruges dokumentsamlingssystemer ofte til at organisere arbejdet, for eksempel ved at skabe komplekse vilkår og betingelser og første udkast til låneaftaler [2] [3] .
Med liberaliseringen af markedet for juridiske tjenesteydelser i Det Forenede Kongerige initieret af Legal Services Act 2007 [4] har store institutioner udvidet deres tjenester til at omfatte juridisk bistand til deres klienter [5] [6] . De fleste af disse virksomheder bruger et eller andet element af dokumentautomatiseringsteknologi til at levere juridiske tjenester til at arbejde med dokumenter over internettet [7] . Dette er blevet set som en forvarsling af en trend i retning af kommercialisering, hvor teknologier som dokumentautomatisering fører til, at store mængder af juridiske tjenester med lav margin bliver "pakket" og gjort tilgængelige for massemarkedet [8] [9] [10] .
Forsikringspolicer og certifikater, afhængigt af typen, kan policedokumenter også være hundredvis af sider lange og indeholde specifikke oplysninger om den forsikrede. Typisk blev disse forsikringsdokumentpakker tidligere oprettet ved a) at skrive frie bogstaver, b) tilføje fortrykte brochurer, c) redigere skabeloner og d) tilpasse grafikken med de nødvendige oplysninger, derefter manuelt sortere og indsætte alle nødvendig information. dokumenter i én pakke og videresendelse til sikrede. Forskellige dokumenter inkluderet i en pakke kan omfatte følgende typer dokumenter:
Det kan kræve meget arbejde at sammensætte én pakke. I de fleste politikadministrative systemer opretter systemet som udgangspunkt en politikerklæring af en art, men den skal muligvis tilpasses og suppleres med andet nødvendigt materiale.
Ifølge International Data Corporation- agenturet , refereret til af PC Week [11] , i 2012 steg omkostningerne for virksomheder til at implementere EDMS med 20 % sammenlignet med 2011, og salget af cirkulationssoftwareprodukter - med 13 %. Ifølge gennemgangen af analysebureauet TAdviser, præsenteret i materialet Cnews [12] udgjorde det russiske marked for EDMS (ECM) og tjenester til deres implementering i 2012 25,6 milliarder rubler, og den årlige markedsvækst er fra 20 til 35 procent. Det russiske marked omfatter både indenlandske systemer, der er skabt i landet, og løsninger baseret på det største EDMS (i Vesten bruges forkortelsen EDMS) og ECM-systemer (IBM Lotus - Notes, Microsoft SharePoint osv.).
Lederen i antallet af implementerede projekter til implementering af EDMS er Delo-produktet fra virksomheden Electronic Office Systems (49 procent af projekterne). Blandt de største projekter til implementering af elektroniske dokumentstyringssystemer i den kommercielle sektor i 2012-2013 inkluderer gennemgangen implementeringen af Delo EDMS i centralbanken (60 tusinde brugere), implementeringen af EMC Documentum i Rostelecom (56 tusinde) medarbejdere), projektet for implementering af DocsVision i Sberbank (50 tusinde brugere). Forfatterne af gennemgangen henviste til de største EDMS-integratorer, virksomhederne Logic of Business , CROC Incorporated , InterTrust ( CompanyMedia ), EOS og alle dets partnere (EDS Delo og EOS for Sharepoint), Parma-Telecom (baseret på SAP/R3) og " Holemont " (baseret på EDMS THEZIS ).
Ifølge den analytiske rapport fra St. Petersborg-virksomheden DSS-Consulting (som henvises til af IT-Bestsellers [13] ), omfatter de mest implementerede produkter på det indenlandske EDMS-marked følgende: med hensyn til antallet af implementeringsprojekter i 2012 - EDMS Delo (25,3% af projekterne), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1C: Dokumenthåndtering (12,7%), CompanyMedia (5,9%); efter antallet af arbejdsstationer - EDMS Delo (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum (8%). Et andet kriterium er antallet af nye implementeringer i 2012, i denne position er de førende fem produkter - EDMS Delo (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), ECM Logic (BOSS-Referent) (6,1%) og AFhandling (4,3%).
Hvad angår den offentlige sektor, blev EDMS ifølge rapporten fra ministeriet for kommunikation og kommunikation [14] baseret på data fra en undersøgelse af 79 afdelinger i 2013 indført i 74 føderale udøvende organer, hvoraf 4 organer (FSSP, Federal Tax Service, Kulturministeriet og Transportministeriet ) bruger flere forskellige systemer, og 17 afdelinger er forbundet til tværafdelings elektroniske dokumenthåndteringssystemer (23 % af alle organer), og tre af dem er også forbundet med e-forvaltningselementer. Elektroniske dokumenthåndteringssystemer blev ikke indført i FSTEC, FSB, SVR, Rostourism og indenrigsministeriet.
Følgende reguleringsdokumenter definerer de grundlæggende begreber og regulerer de vigtigste bestemmelser inden for workflow-automatiseringssystemer: