| Sådan får du styr på tingene. Kunsten at stressfri produktivitet | |
|---|---|
| At få tingene gjort: Kunsten at stressfri produktivitet | |
| bogomslag til How to Get Things Done | |
| Forfatter | David Allen |
| Genre | forretning |
| Originalsprog | engelsk |
| Original udgivet | 2001 |
| Tolk | Julia Konstantinova |
| Forlægger | Mann, Ivanov og Ferber |
| Frigøre | 2015 |
| sider | 416 |
| Transportør | bog , fil |
| ISBN | 978-5-00057-691-5 |
Getting Things Done , GTD (oversat fra engelsk - "bringing things to completion", men oftere og forkert - "how to put things in order") - en personlig effektivitetsforbedringsteknik skabt af David Allen og beskrevet af ham i bogen om samme navn, første udgave som udkom i 2001 og er oversat til 23 sprog [1] .
GTD er baseret på princippet om, at en person skal frigøre sit sind fra at huske aktuelle opgaver (der er undtagelser i tilfælde, hvor flere opgaver til forskellige projekter er indbyrdes forbundne), overføre selve opgaverne og påmindelser om dem til et eksternt medie. Således kan det menneskelige sind, befriet fra hukommelsen om, hvad der skal gøres, koncentrere sig om at udføre opgaverne selv, som skal være klart defineret og formuleret på forhånd ("hvad er den næste handling at tage?").
Tidsskriftet Time kaldte Getting Things Done "årtiets bedste forretningsbog" [2] , metoden fik positive anmeldelser i The Guardian [3] , BBC News [4] , CNN [5] og en række andre velkendte publikationer .
I tidsstyring spiller prioriteringer normalt en central rolle. I modsætning hertil foreslår Allen 2 andre elementer - kontrol og vision. For at implementere dem bruger Allen tre grundlæggende modeller:
Den første hovedmodel er workflow management , der bruges til at tage kontrol over alle opgaver og opgaver. Workflow-styring består af fem faser (se afsnittet Principper for flere detaljer ):
Allen bruger "flyvehøjde"-analogien til at illustrere sin anden hovedmodel, arbejdsgennemgangsmodellen på seks niveauer , til at sætte opgaver og opgaver i perspektiv. Stigende linje:
I et fugleperspektiv kan alle overveje det "store billede" af deres anliggender.
Allen anbefaler en ugentlig gennemgang af de forskellige niveauer. Indsigten opnået fra disse anmeldelser giver dig mulighed for at styre personlige prioriteringer, som igen prioriterer, om og hvornår du skal udføre specifikke opgaver og opgaver indsamlet under workflow-styringsprocessen. Under den ugentlige gennemgang analyserer en person opgavesammenhænge og sætter dem på passende lister. Eksempler på gruppering af lignende opgaver er at lave en liste over nødvendige telefonopkald eller en liste over ærinder, der skal udføres på centret. Reglerne for dannelsen af kontekstuelle lister kan bestemmes af tilstedeværelsen af et værktøj eller tilstedeværelsen af en person/gruppe, med hvem noget skal diskuteres eller introduceres.
Allen understreger, at de to første modeller er tilstrækkelige til at få kontrol og overblik i de fleste opgaver og projekter. Der er dog nogle sager, der kræver mere eftertanke og refleksion. Til dette anvendes den tredje hovedmodel - den naturlige planlægningsmetode . Mens workflow management har et " horisontalt fokus " på at udføre individuelle opgaver, har den naturlige metode til planlægning et " vertikalt fokus " på planlægning af projekter og gennemtænke emner. Planlægningsmodellen består af 5 faser:
GTD letter denne proces baseret på lagring, sporing og brug af detaljerede oplysninger relateret til den opgave, der udføres. Allen foreslog, at mange af de fejl, vi støder på, skyldtes utilstrækkelig 'indledende' planlægning (det vil sige, når det endnu var klart, hvad der skulle opnås, og hvilke specifikke handlinger der var nødvendige for at opnå det). Det er vigtigt at tænke fremad og skabe en række handlinger, der kan gennemføres uden at gå tilbage til planlægningen. Allen hævder, at vores sinds "påmindelsessystem" er ineffektivt og sjældent minder os om, hvad vi bør og kan gøre i dette øjeblik og på dette sted. Derfor kan information om "næste specifikke handlinger", der er kontekstuelt relateret til dette øjeblik og sted, fungere som ekstern støtte, der sikrer, at vi giver os selv de rigtige påmindelser på det rigtige tidspunkt. Da GTD er baseret på at føre yderligere optegnelser, kan det betragtes som en implementering af de videnskabelige teorier om distribueret kognition (distribueret viden) og udvidet sind (udvidet sind).
Kort beskrivelse af GTD fra Allens bog, Ready for Anything:
Få alt ud af dit hoved. Træf beslutninger om nødvendige handlinger, når en sag dukker op, ikke når den skal afbrydes. Organiser påmindelsesnoter om dine projekter og planlagte aktiviteter i henhold til de relevante kategorier. Vedligehold dette system, føj til det, og gennemgå det ofte nok til at stole på selv dit intuitive valg af handling (eller ingen handling) i fremtiden.
Grundlæggende principper for GTD:
Stressfri produktivitet begynder med processen med at rense sindet, som består i at ordne alt mere eller mindre vigtigt på papir eller andet medie - i det, Allen kalder en skraldespand : en fysisk indbakke til modtagelse af beskeder, en elektronisk postkasse , en stemmeoptager , en bærbar computer , en PDA eller deres kombination. Den nederste linje er at få alt mere eller mindre vigtigt ud af dit hoved på et praktisk medium til videre behandling. Alle vogne skal tømmes (behandles) mindst én gang om ugen. Allen insisterer ikke på nogen specifik indsamlingsmetode, men understreger vigtigheden af regelmæssigt at tømme skraldespanden. Enhver lagerplacering (fysisk, e-mail, båndoptager, bærbar computer, PDA osv.) er acceptabel, så længe den håndteres regelmæssigt.
Kurven behandles strengt i henhold til følgende algoritme.
Hvis handlingen tager mindre end to til fem minutter, skal den udføres med det samme. To-minutters reglen er baseret på den omtrentlige tid, det tager at formelt udsætte en handling.
For at holde styr på genstande, der venter på opmærksomhed, anbefaler Allen at bruge et sæt lister.
Kalenderen er vigtig for at holde styr på aftaler og opgaver; Allen anbefaler dog, at kalenderen kun reserveres til ting, der skal gøres på en bestemt dato, eller til aftaler og ærinder med fast tid og sted. Og ting skal registreres i listerne over de næste handlinger og ikke i kalenderen.
Den sidste centrale organiserende komponent i GTD er dokumentsystemet. Dokumentsystemet skal være let, enkelt og interessant. Selv et enkelt stykke papir, hvis det er nødvendigt til reference, bør få sin egen mappe, hvis de tilgængelige mapper ikke er egnede til det. Allen tilbyder et endimensionelt, alfabetisk organiseret dokumentlagringssystem til hurtigt og nemt at hente den information, du har brug for.
To-do-lister og påmindelser vil være til lidt nytte, medmindre du gennemgår mindst dagligt eller så ofte som muligt. I betragtning af den tid, energi og ressourcer, der er til rådighed i øjeblikket, så find den vigtigste opgave, der kan udføres med det samme, og få den løst. Hvis du har en vane med at udsætte , vil du ende med at udføre lette opgaver og undgå vanskelige. For at løse dette problem kan du udføre handlinger fra listen én efter én, svarende til hvordan kurven behandles. GTD kræver, at der er mindst en ugentlig gennemgang af alle aktiviteter, projekter og "udskudte" elementer for at sikre, at eventuelle nye opgaver eller kommende begivenheder bliver lagt ind i systemet, og at alt er opdateret.
Ethvert organisationssystem er værdiløst, hvis det bruger for meget tid på at organisere opgaver i stedet for fysisk at fuldføre dem. Som David Allen hævder, hvis et sådant system gøres enkelt til at udføre de nødvendige handlinger, vil personen være mindre tilbøjelig til at forsinke dem eller "overbelaste" med for mange "åbne sløjfer".
Allen foreslår at organisere sine dokumenter i et system kaldet "43 mapper". Der bruges 12 mapper, en for hver måned, og yderligere 31 mapper bruges for hver dag i de næste 31 dage. Mapperne er organiseret for at hjælpe med at minde brugeren om de aktiviteter, der skal udføres den dag.
Allen nævner i sin bog, at det er bedre at bruge mapper til nem søgning og strukturering af information, så alle dokumenter relateret til et projekt vil være ét sted. Dette giver dig mulighed for hurtigt at finde de dokumenter, du har brug for. Selvom kun ét dokument hører til projektet, er det stadig bedre at lægge det i en mappe, da nye dokumenter om dette emne kan dukke op.
Allen beskrev softwaren som en nyttig og væsentlig komponent til implementering af GTD. Det omfatter digital skitsering, brainstorming og projektstyringsapplikationer. Men i 2001 klagede han over den generelle mangel på "gode 'projektledelse'-værktøjer", og antydede, at "... i de kommende år vil der være mindre strukturerede og mere funktionelle applikationer baseret på de principper, som vi tænker og planlægger naturligt for ".
I overensstemmelse med denne forudsigelse var der senere en "virtuel eksplosion" af GTD - i april 2008 understøttede hovedelementerne i GTD-systemet allerede mere end 100 applikationer. Disse værktøjer spænder i øjeblikket fra simple listeadministratorer til multi-bruger webtjenester, gratis og kommercielle, til alle populære platforme og enheder. Meget af denne software automatiserer eller forbedrer processerne med at indsamle, behandle, organisere, gennemgå og handle.
Nogle af disse apps er Zim med TaskManager-pluginnet, Things , Todoist , Remember The Milk , OmniFocus , MyLifeOrganized , LeaderTask og TaskCracker for Outlook .