En virtuel fax er et virtuelt nummer , der modtager faxmeddelelser og derefter behandler dem og videresender dem til ejerens e- mail . Et kontor har ikke brug for en fysisk faxmaskine for at betjene en virtuel fax, det er nok at bruge et teleselskabs "virtuelle fax"-tjeneste.
Teleselskaber kan tilbyde en "virtuel fax"-tjeneste sammen med tjenester såsom virtuelt nummer og virtuelt kontor . En kunde, der ønsker at bruge en virtuel fax, får et nummer, som han udgiver som et faxnummer. Alle faxmeddelelser, der kommer til dette nummer, behandles på servicesælgerens server og sendes derefter til kundens e-mail. Således kan ejeren af en virtuel fax læse sine beskeder fra enhver computer og om nødvendigt udskrive de nødvendige dokumenter på printeren .
Da den virtuelle fax ikke er bundet til en almindelig telefonlinje, kan den modtage et vilkårligt antal beskeder på samme tid. Alle faxer gemmes i en elektronisk boks og formes dermed til et elektronisk arkiv.
Også ofte inkluderer tjenesten "virtuel fax" funktionen til at sende beskeder, den udføres ved hjælp af e-mail. I dette tilfælde kan modtageren ikke bestemme, hvordan beskeden blev sendt.
Virtuel fax kan bruges: