Eisenhower Matrix er en tidsstyringsmetode , der hjælper med at isolere det vigtigste og mest presserende fra hele strømmen af sager , og fordele resten af opgaverne i forhold til deres implementeringshastighed og værdi , dette hjælper med at regulere arbejdsbyrden .
Betydningen af Eisenhower Matrix er hovedsageligt at lære, hvordan man korrekt fordeler alle dine opgaver, at skelne mellem vigtigt og presserende, ikke presserende fra det mindst vigtige, og også at minimere tiden til at gøre enhver forretning, der ikke giver nogen væsentlig resultater.
Eisenhower Matrix er i bund og grund en strategi, der giver dig mulighed for at implementere følgende citat tilskrevet Eisenhower: "Jeg har to typer problemer: presserende og vigtige. Det presserende er ikke vigtigt, og det vigtige er aldrig presserende .
Matrixen består af fire kriterier for uopsættelighed og vigtighed: Blok A: " Urgent og Vigtigt " , Blok B: " Ikke Haster og Vigtigt " , Blok C: " Urgent og Ikke Vigtigt " , Blok D: " Ikke Haster og Ikke Vigtigt " .
Blok A: "Vigtigt og presserende " ("kriseboks") - disse er meget vigtige opgaver , der enten kom ud af kontrol eller dukkede op pludseligt , de bør afsluttes med det samme for at undgå konsekvenser. Undladelse af at udføre sådanne opgaver til tiden kan påvirke opnåelsen af vores mål negativt og forårsage negative begivenheder.
Eksempler: hurtigt at hente et projekt, mens en kollega er sygemeldt, at lukke en opgave, der kom tre timer før deadline, at helbrede en tand med akutte smerter. Hvis der kommer akutte og vigtige opgaver udefra, så tænk over, hvordan du forebygger dette.
Forsøg at efterlade så få ting som muligt i "Vigtigt og Haster" -feltet, hvis det er muligt, skal det være tomt , men opgaver i denne plads er uundgåelige , fordi situationer/hændelser, der ikke kan kontrolleres, altid vil forekomme.
At opholde sig på denne plads er normalt ledsaget af stress , og et langt ophold kan føre til "udbrændthed" .
"Vigtige og presserende" spørgsmål kan uddelegeres , men dette bør gøres med stor omhu .
Eksempler: Tal med din chef, kollegaer eller klient om at genoprette din arbejdsbyrde eller ændre din arbejdsplan.
Blok B: "Vigtigt og ikke hastende" (Strategisk kvadrant) - prioriterede og langsigtede opgaver rettet direkte mod at nå vores mål, som bør planlægges og udføres i den tid, der er afsat til dem . Disse ting bør gives maksimal opmærksomhed og investeres det meste af din tid , de hjælper med at bevæge sig mod langsigtede mål med de mest værdifulde resultater.
Hvis der er mange sådanne opgaver , bruger du dine ressourcer på det, du anser for vigtigt , på grund af dette falder stressniveauet , du vil føle dig endnu bedre , når du ser de første resultater.
Selvom blok B- sager ikke haster , kan de ikke ignoreres , da de vil flytte til blok A. Bemærk venligst, at manglen på uopsættelighed giver dig mulighed for at løse problemer mere rimeligt og konstruktivt , og dette giver dig mulighed for fuldt ud at afsløre dit potentiale, selvstændigt gennemtænke alle nuancerne i dine aktiviteter og administrere dine midlertidige anliggender.
Eksempler: Gymtimer, sproglæring, at studere i uddannelsesforløb er opgaver, der ikke er relateret til at løse problemer, men til personlig vækst.
Blok C: "Not Important, but Urgent" (Square of Illusions / Fuss) - opgaver , der akut skal løses , men som næsten ikke har nogen indflydelse på vores værdier . Det er dog vigtigt at forstå, at den tid, der bruges på disse opgaver, er den tid, der tages væk fra vores mål .
Eksempel: Vi kunne være i gang med vores projekt, men vi skal rode med en ødelagt printer.
Disse spørgsmål skal gives et minimum af opmærksomhed og et minimum af tid , og de kan også delegeres ( overføres til andre), automatiseres (for rettidig betaling af internettet eller hjælpeprogrammer er det praktisk at konfigurere automatisk betaling), optimere (fremskynde arbejdet) .
Det er nemt at forveksle kvadrant C - opgaver med kvadrant A , på grund af vores måde at tænke på, virker alle presserende ting som regel vigtige , selvom de slet ikke er det. Square C skaber illusionen af at være produktiv , distraherer os fra de ting, der virkelig betyder noget, og forbedrer ikke vores liv.
Eksempler: (rutineopgaver) kontrol af e-mail og instant messengers, udsendelse af dokumenter, opvask og andre huslige pligter.
Blok D: "Ikke vigtigt og ikke haster" ("Time Killers") - ubetydelige og valgfri spontane ønsker , eller endda skadelige, men kære, som næsten ikke har nogen effekt på vores værdier og ikke kræver øjeblikkelig handling . Dette er de nemmeste og mest underholdende aktiviteter på vores liste, og det er derfor, nogle mennesker starter deres dag med disse opgaver og bruger deres mest produktive timer på dem.
Ideelt set skal denne kvadrant stå tom . Vi bruger timer på disse aktiviteter, men får ikke praktisk udbytte af dem i det lange løb.
En undersøgelse fra 2019 offentliggjort i Journal of Applied Psychology. Forskere har fundet en sammenhæng mellem medarbejdernes fritid og deres produktivitet næste dag. Forskerne fandt ud af, at medarbejdere, der så programmet i lang tid dagen før, kom på arbejde i godt humør. Men i slutningen af ugen var deres humør forværret, og deres motivation faldt. Samtidig følte medarbejdere, der gik til sport, yoga, meditation, lyttede til musik og hjalp andre, mere rolige og motiverede.
Når du er træt, så lad være med at udføre opgaverne fra blok D , den bedste løsning er at planlægge en kvalitetshvile ordentligt (vigtigt, men ikke hastende).