| IT asset management |
|---|
IT asset management (ITAM) - IT asset management, er en række forretningspraksis (aktiviteter) til planlægning, regnskab og overvågning af it-aktivernes tilstand, der giver målbar værdi for organisationens kerneforretning, der kombinerer finansielle, kontraktmæssige og regnskabsmæssige aspekter af IT livscyklusstyring -aktiver, der giver mulighed for operationel kontrol og strategisk beslutningstagning for it-miljøet. It-aktiver er alle hardware- og softwareelementer i it-infrastrukturen, der understøtter driften af forretningsmiljøet.
IT asset management er et af de vigtigste strategiske områder i en organisation. En af nøglefaktorerne i IT-aktivstyring er evnen til at foretage en opgørelse , der afslører detaljerede oplysninger om den anvendte hardware og software, hvilket giver dig mulighed for at træffe objektive beslutninger om at bestille nye eller omfordele eksisterende IT-infrastrukturelementer (IT-aktiver).
Lagerkapacitet gør det muligt for organisationer at administrere it-infrastruktur mere effektivt, hvilket sparer arbejdstid og penge, undgår unødvendige (uretfærdige) indkøb (erhvervelse) af it-aktiver, hvilket sikrer det bedste afkast ved genbrug af eksisterende ressourcer (it-aktiver) til kerneforretningen.
Organisationer, der har udviklet, implementeret og vedligeholder et IT-aktivstyringsprogram, minimerer yderligere risici og omkostninger forbundet med forældede, ufuldstændige og unøjagtige oplysninger om IT-aktiver, hvilket er afgørende for at sikre en vellykket implementering af en portefølje af IT-infrastrukturudviklingsprojekter.
Hardware asset management dækker styringen af de fysiske komponenter i en it-infrastruktur (servere, computere, netværksudstyr osv.) gennem hele deres livscyklus, fra anskaffelsesplanlægning til nedlukning (med efterfølgende overførsel til tredjepart eller bortskaffelse).
En række forretningspraksis omfatter procedurer for at anmode om, aftale og udføre køb, styring af et it-aktiv under driften (implementering/flytning/modernisering) og procedurer for nedlukning og bortskaffelse/overførsel til tredjepart.
En nøglefaktor er dækningen af finansiel information om udstyret under overvejelse gennem dets livscyklus, hvilket hjælper organisationens ledelse med at træffe informerede forretningsbeslutninger baseret på meningsfulde og målbare økonomiske måldata.
Software Asset Management er en lignende gruppe af processer, der fokuserer på softwareaktiver, herunder licenser, versionsstyring og softwareinstallationsslutpunkter.
IT asset management er det primære ansvarsområde for styring af livscyklussen af informationsteknologiske ressourcer i hele organisationen.
Dette ansvarsområde dækker udvikling og vedligeholdelse af politikker, standarder, processer, systemer og målinger, der gør det muligt for en organisation at styre en portefølje af it-aktiver under hensyntagen til risici, planlægning og sporing af omkostninger, overvågning af udførelsen af ledelsesopgaver i styringen IT, under hensyntagen til at sikre overholdelse af krav, lovgivning, samt de godkendte forretningskrav i organisationen.
For at organisere en holistisk styring af it-aktiver er det sædvanligt at bruge softwareløsninger til automatisering af processer integreret med systemerne i andre forretningsenheder i organisationen, der er ansvarlig for indkøb, idriftsættelse, drift af it-aktiver, levering af objektiv information og rapportering om omkostninger / udgifter til it-aktiver .
Når det bliver nødvendigt at afvikle og fjerne it-aktiver fra en organisation, kan it-aktiver gennemgå forskellige bortskaffelsesprocedurer. En af de populære muligheder er at involvere specialiserede organisationer til genbrug/destruktion. Efter nedlukning skal alle aktiviteter med it-aktiver kontrolleres for at forhindre tab og sikre, at de overdrages korrekt til en specialiseret organisation.
Når du vælger en specialiseret leverandør, skal du overveje de sikkerhedsprocedurer, der er på plads for at spore it-aktiver gennem disse aktivers levetid. Efter bortskaffelse (i overensstemmelse med etablerede regler og forskrifter) skal en specialiseret organisation fremlægge et certifikat for faktisk bortskaffelse med serienumre på IT-aktiver, som bekræfter, at de blev destrueret og genbrugt korrekt. Dernæst skal virksomheden verificere serienumrene på certifikatet for bortskaffelse af aktiver, der er blevet overført til en specialiseret organisation. Den bedste måde at vælge en bortskaffelsesleverandør på er at finde en certificeret virksomhed, der er autoriseret til at udføre bortskaffelsen. Virksomheden skal være ansvarlig for korrekt bortskaffelse af affald for at sikre sikkerheden for miljøet.
ITAM er en procestilgang, der fokuserer på løbende at øge modenhedsniveauet og forbedre it-aktivforvaltningspraksis. IT Asset Management er et omfattende, organisationsdækkende ledelsesprogram, hvor mange forretningsenheder er direkte involveret i varierende grad. For eksempel: virksomhedsledelse, for at danne en virksomhedsudviklingsstrategi, der faktisk bestemmer de nødvendige it-ressourcer (it-aktiver), indkøbsstyringsenhed (til at initiere og implementere indkøb), juridisk afdeling (til at kontrollere, at procedurerne for it-aktivers forvaltning overholder lovgivningen), økonomistyring (til at fastlægge budgetter og kontrollere deres udførelse), regnskab (koordinering af konti, betalingskontrol, sporing for OS, inventar), servicecentre (ansvarlige for garantiforpligtelser for it-aktiver), til slutbrugere (med deres træning i procedurer og regler for indhentning og brug af it-aktiver.
For den fulde implementering af it-aktiveringsstyringsprocesser er det tilrådeligt at bruge passende automatiseringsværktøjer. Især brugen af "passive" RFID-tags, som i høj grad letter opgørelsesproceduren ved hjælp af passende software til genkendelse af detekterede enheder (IT-aktiver med påklæbet RFID-tag). Disse værktøjer letter i høj grad opgørelsesproceduren for alle objekter, der er placeret i samme rum, samt sammenligning af oplysninger om opdagede it-aktiver (ifølge tags) og taget hensyn til information om it-aktiver, der ejes af organisationen. Fuldstændig it-aktivstyring, for at sikre, at kerneforretningens mål opfyldes, kræver et it-aktivlager, der indeholder alle de nødvendige oplysninger til at spore og kontrollere it-aktiver. Integration af procesautomatiseringsværktøjet til IT-aktiver med andre systemer, såsom indkøbs-/forsyningsautomatiseringssystemet, regnskabssystemet, HR-systemet og ITSM-systemet, bør også tilvejebringes og implementeres.
For SMB'er er praksisser for IT-aktiver måske ikke så inkluderende og virkningsfulde på tværs af mange afdelinger i en organisation. IT-aktiver skal dog også overvåges, risikostyres, nødvendige økonomiske beregninger for ressourceanvendelse og budgetallokering samt information om placering af IT-aktiver tages i betragtning. Praksis for IT-aktiver for små virksomheder bør gøre det muligt for organisationen at indhente de nødvendige oplysninger om de it-aktiver, som organisationen ejer, administrere online- og offlineaktiver og planlægge for fremtidig udvikling under hensyntagen til de forventede økonomiske omkostninger. Alle opgaver til styring af IT-aktiver skal løses effektivt og rettidigt under hensyntagen til IT-medarbejdernes involverede arbejdsressourcer.
Den Internationale Standardiseringsorganisation (ISO) indeholder et sæt standarder for styring af it-softwareaktiver. ISO 19770 består af 4 hoveddele:
Disse standarder hjælper organisationer med at forstå bedste praksis for IT-aktiver og indsamler og behandler de data, der kræves til processer for IT-aktiver.
I 2018 sluttede en gruppe russiske ITAM-eksperter sig frivilligt til deres indsats og ekspertise for at udvikle den russiske IT Asset Management Standard (GOST).
Som grundlag for standarden blev det besluttet at tage materialerne i ISO 19770-serien, oversætte dem og efterfølgende supplere og forfine materialet under hensyntagen til de russiske detaljer og erfaringerne fra russiske ITAM-eksperter og oprette en russisk kilde til viden om IT-aktiver.
Det første, men meget vigtige trin blev gennemført - en fungerende version af den russiske ITAM-ordliste om IT Asset Management blev udarbejdet.
Ordlisten er åben og offentlig: http://itsmforum.ru/upload/medialibrary/d07/d07b715f3ce9293a4947a5df91e0fcc9.pdf
I fremtiden var det disse udtryk, der blev brugt i oversættelsen og udarbejdelsen af hovedteksten i ISO 19770-1-standarden.
ITAM-komiteen for non-profit organisationen itSMF Russia, er en førende non-profit sammenslutning af russiske eksperter inden for IT-aktivforvaltning, som har kombineret deres indsats for at udvikle en ITAM-ordliste, har taget initiativ til at starte et projekt til oversætte ISO-19770-1 til russisk og efterfølgende udvikle teksten til russisk GOST i henhold til IT asset management. Vi beder alle andre russiske ITAM-eksperter om at bruge og stole på vilkårene i denne ordliste i deres arbejde. Forslag til revision og udvidelse af ordlisten accepteres af ITAM-udvalget i itSMF [ [1] ].
ITAM itSMF-udvalget har afholdt regelmæssige arrangementer siden 2012 om forskellige emner inden for ITAM-området:
• 2. oktober 2020, ITAM&SAMday-2020;
• 20. marts 2020, ITAM&SAMday-2019;
• 22. marts 2018, ITAM&SAMday-2018;
• 22. marts 2017, SAMday-2017;
• 19. april 2017, "Erfaring og praksis med at identificere it-aktiver";
• 26. maj 2016, "IT, regnskab og finansfolk - hvordan lever man i forening og harmoni?";
• 27. april 2016, "Corporate IT Management: From 'Best' Practices to Essential Practices";
• 23. marts 2016, SAMday-2016;
• 2. december 2015, “ITAM: Indkøb og kontraktstyring. Metode og praktisk erfaring”;
• 27. maj 2015, "Regnskab og kontrol med it-aktiver: opgaver og praksis";
• 5. marts 2015, “IT-asset management er et aspekt af omkostningskontrol og IT-budgetoptimering. Metode og praktisk erfaring”;
• 28. februar 2012, "IT-aktiver - hvad er det, og hvordan administrerer man dem?".
Mere information om itSMF ITAM-begivenheder kan findes på itSMF-webstedet: http://www.itsmforum.ru/events/
IBPL ( IAITAM Best Practice Library ) - Bibliotek med verdenserfaring inden for IT-aktiver (12 bøger)
IAITAM (International Association IT Asset Managers ) - International Association of IT Asset Management Practitioners:
• Grundlagt i 2002;
• Organisationer og enkeltpersoner;
• Praktisk erfaring med IT-aktiver (alle aspekter, livscyklus og processer, under hensyntagen til alle brancher);
• Uddannelse, certificering, vidensbase.
IAITAMs mission :
Viden : At være den første kilde til viden om IT-aktiver (verdensomspændende);
Anbefalinger : Hjælp IT Asset Managers og hæv niveauet af branchemodenhed "ITAM Best Practices";
Forretningslinje : At give viden til fagfolk, forbrugere og leverandører.
IBPL-bøger (IAITAM-processer):
1. Acquisition Management - Indkøbsstyring;
2. Identifikation af aktiver - Regnskab for IT-aktiver;
3. Bortskaffelsesstyring - Håndtering af bortskaffelsen;
4. Kommunikation og uddannelse - Kommunikation og uddannelse;
5. Lovgivningsstyring - Lovgivning;
6. Overholdelsesstyring - Overholdelsesstyring;
7. Politikstyring - Politikstyring;
8. Økonomistyring - Økonomistyring;
9. Dokumentationsstyring - Dokumentationsstyring;
10. Projektledelse - Projektledelse;
11. Leverandørstyring - Leverandørstyring;
12. Program Management - ITAM program.
IT Asset Management Program (ITAM-program)
• Programmål - At samle og definere missionen, strategien, målene, målene, målene, prioriteterne for IT-aktiver og indsatsen for hele organisationen;
• ITAM-programmet er en centraliseret styret aktivitet, hvor alle aktiviteter er defineret, implementeret i virksomhedens liv, kontrolleret og styret;
• ITAM-program - omfatter alle procesområder inden for IT-aktivstyring;
• ITAM-leder - prioriterer projekter og opgaver relateret til ITAM ud fra nøgleaspekter af forretningen.
Mål
Planlægning og styring af hele livscyklussen af alle it-aktiver i en organisation:
● maksimere værdien;
● kontrol med omkostningerne;
● styre risici;
● yde beslutningsstøtte til køb, genbrug, nedlukning og bortskaffelse af IT-aktiver;
● overholde lovmæssige og kontraktmæssige krav.
Dækning
● Pålidelige data om, hvad organisationen har for at kunne styre og løse organisationens problemer;
● Midler til korrekt forvaltning af it-aktiver i overensstemmelse med politikker og regler og under hensyntagen til acceptable omkostninger og risici;
● Integrer it-aktivets livscyklus med andre metoder for at opnå større effektivitet og omkostningseffektivitet.
Processer:
1. Administrer den overordnede tilgang til IT-aktivstyring.
2. IT-aktivers livscyklusstyring og regnskab.
3. Kontrol, revision og analyse af IT-aktiver.
Hold
Hovedforfatter: Stephane Joret.
Medforfattere: Andrey Boganov, Sherry Irwin, Jan Øberg.
Anmeldere: Graham Heard, Roman Zhuravlev.
Interne links