Kontorarbejde er en aktivitet, der sørger for dokumentation, arbejdsgang, operationel opbevaring og brug af dokumenter [1] .
Begrebet "gejstligt arbejde er den aktivitet, der er forbundet med oprettelse af dokumenter og arbejde med dem i forskellige institutioner. Over tid udvikler kontorarbejde sig aktivt som den vigtigste komponent i aktiviteterne i ledelsesapparatet i enhver organisation eller statslig myndighed og lokal regering, da alle de vigtigste og aktuelle spørgsmål om deres aktiviteter er registreret i dokumenterne.
Federal Archival Agency koordinerer hele systemet med kontorarbejde og yder metodisk støtte til dets deltagere: det grundlæggende i kontorarbejde og dokumentflow er under denne afdelings jurisdiktion. Udviklingen af selve dokumentformularerne udføres af Federal Agency for Technical Regulation and Metroology (kendt som Gosstandart) .
Den lovgivningsmæssige ramme for kontorarbejde og dokumenthåndtering inkluderer: Den Russiske Føderations forfatning, føderale forfatningslove, kodificerede retsakter, føderale love samt vedtægter - dekreter fra præsidenten for Den Russiske Føderation, dekreter fra regeringen af Den Russiske Føderation , regulerende retsakter fra føderale udøvende organer, der udvikler og specificerer normerne for de relevante love, bestemmer mekanismerne for deres implementering og anvendelse.
I praksis skal der lægges særlig vægt på:
USA ydede et væsentligt bidrag til udviklingen af kontorarbejdssystemet. Deres kompetence omfatter forskningsarbejde inden for dokumenthåndtering og arkivering.
For at udføre kontorarbejde i moderne organisationer kan der oprettes en kontorarbejdstjeneste - en strukturel enhed, der er betroet funktionerne til at udføre kontorarbejde, såvel som personer, der er ansvarlige for at udføre kontorarbejde i andre afdelinger af organisationen [2] .
I forskellige organisationer, institutioner, offentlige myndigheder og kommunalt selvstyre kan præstetjenesten hedde forskelligt: sagsbehandling; Fælles afdeling; kontor; sekretariat mv.
Formålet med kontorarbejdstjenesten er at organisere, vedligeholde og forbedre kontorarbejdssystemet på grundlag af en samlet politik og interne lokale handlinger i organisationen ved hjælp af moderne informationsteknologier i arbejdet med dokumenter [3] , samt metodisk vejledning og kontrol med overholdelse af den etablerede procedure for arbejde med dokumenter i strukturelle afdelinger.
Virksomheden er opdelt i tre faser:
Sammensætningen af organisatoriske og administrative dokumenter i Rusland bestemmes i overensstemmelse med den all-russiske klassificering af ledelsesdokumenter ( OKUD ). Generelle anbefalinger til dokumentation af ledelsesaktiviteter og organisering af arbejde med dokumenter i Rusland er etableret af den nationale standard for Den Russiske Føderation GOST R 7.0.97-2016 "System af standarder for information, bibliotekar og publicering. Organisatorisk og administrativ dokumentation. Krav til papirarbejde" [4] .
Dokumentcirkulation - aktiviteten med at organisere bevægelsen af dokumenter i virksomheden fra det øjeblik, de oprettes eller modtages, indtil fuldførelsen af udførelsen: afsendelse fra organisationen og (eller) afsendelse til arkivet.
Dokumentflow er bevægelsen af dokumenter fra det øjeblik, de modtages eller oprettes, til fuldførelsen af udførelsen, afsendelsen eller leveringen til sagen. Der er tre hovedstrømme af dokumentation:
Dokumenter modtaget af organisationen gennemgår:
Alle hemmelige dokumenter passerer gennem særlige afdelinger af virksomheder eller afdelinger. Regnskab og dokumentstyring udføres i henhold til særlige regler, i Rusland er det reguleret af loven "Om statshemmeligheder " [5] .
Automatisering af hemmelig dokumentflow og kontorarbejde i hemmelige regimeenheder udføres ved hjælp af programmet for det automatiserede system for hemmeligt kontorarbejde (AS SDP) [6] .
I nogle organisationer er der indført et system med elektronisk dokumentbehandling og dokumentudveksling mellem afdelinger (interne modtagere).
For at organisere elektronisk dokumenthåndtering oprettes en database på organisationens server , hvor alle oprettede dokumenter gemmes. Adgang til databasen udføres via en browser (som regel bestemmes browserunderstøttelse af udvikleren af den oprettede grænseflade ). Adgang er mulig både via det lokale netværk (internt) og via internettet (eksternt).
Dokumenter gemmes eller uploades til specifikke dedikerede organisationsmapper. Mapper er fordelt i henhold til den hierarkiske struktur i den organisatoriske enhed.
En person, der er udstyret med de relevante rettigheder, har ret til at oprette, ændre, slette de oprettede dokumenter.