Papirløst kontorarbejde
Et papirløst kontor (eller papirløst kontor ) er et arbejdsmiljø, der eliminerer eller i høj grad reducerer brugen af papir. Implementeringen af et papirløst kontor er muligt takket være de nyeste teknologier, der konverterer dokumenter til digital form, det vil sige digitalisering . Et papirløst kontor vil give virksomheder mulighed for at spare på papiret, lette og fremskynde arbejdsgange, øge niveauet af personlig informationssikkerhed og skåne miljøet.
Udtrykket Paperless Office blev først brugt af Micronet, Inc. i 1978 [1] .
Papirindustriens miljøpåvirkning
Papirproduktion fører til skovrydning, klimaændringer og drivhusgasser . Ifølge American Forest & Paper Association), er papirindustrien den tredjestørste forbruger af brændstof og energimineraler i verden.
Bliv papirløs med kontorautomatisering og elektronisk dokumenthåndtering
Indførelsen af online-systemer giver dig mulighed for helt at opgive papiret. Du kan eliminere brugen af papir ved at automatisere processer, der bruger papirdokumenter, denne tilgang kaldes den "elektroniske formmetode". Dens essens er som regel overførsel af trykte dokumenter til elektronisk format til automatisk udfyldning og behandling af data. Denne metode giver dig mulighed for sikkert at sende data, samt digitalt signere elektroniske dokumenter uden at skulle udskrive dem. Automatisering af elektroniske formularer omfatter følgende teknologier:
- Portable Document Format ( PDF ) - opret, vis og interager med elektroniske dokumenter og formularer
- Elektroniske formularer - oprettelse, integration og indsendelse af formulardata
- Databaser - dataindsamling til automatisk dokumentbehandling
- Workflow-automatiseringsplatforme - data, dokumentomdirigering og direkte workflow
- E-mail - afsendelse og modtagelse af enhver information med mulighed for at overføre filer
- Digital signering af dokumenter
- Webservere - modtagelse og lagring af data, håndtering af adgangsrettigheder til dokumenter
Ifølge den amerikanske lov om elektronisk signatur fra 2000 kan et dokument ikke afvises, fordi det blev certificeret med en elektronisk signatur, virksomheder er forpligtet til at acceptere dokumenter, der er underskrevet elektronisk. I dag er der nok omkostningseffektive muligheder for at implementere papirløse arbejdsgange, som ikke kræver, at kunderne køber hardware eller software. Fordelen ved denne software er muligheden for at bruge OCR [2] (Optical Character Recognition), som giver brugeren mulighed for at søge i den fulde tekst af enhver fil.
Se også
- Miljøpåvirkning af papir
- Workflow automatiseringssystem
- Dokumenthåndteringssystem
- Backup
Noter
- ↑ The Paperless Office Trademark Registration , United States Patent and Trademark Office , < http://tmsearch.uspto.gov/bin/showfield?f=doc&state=4801:gp9aaa.2.7 > . Hentet 13. december 2015. Arkiveret 7. november 2017 på Wayback Machine
- ↑ Hvad er OCR? , WiseTrend , < https://www.wisetrend.com/what-is-ocr/ > Arkiveret 20. december 2019 på Wayback Machine
 I bibliografiske kataloger |
|---|